Finanzas para emprendedores

Nueve conceptos financieros que debe conocer antes de crear su empresa.

Índice

• Tipo de Empresa
• Facturación
• Egresos, Ingresos, Margen
• Contabilidad
• Análisis financiero
• Indicadores y Razones
• Punto de Equilibrio
• Tributación
• Software financiero

Descripción

El Problema

Los empresarios crean productos (bienes o servicios) para venderlos y sostenerse. Pero antes de iniciar su operación obvían preguntas como ¿Cuanto debería vender para cubrir mis costos? ¿Cuál es la relación entre mi venta y la cantidad a tributar? ¿En qué debería invertir? ¿Como puedo aumentar mis ventas? Estas preguntas, son esenciales a la hora de emprender un negocio, pero son omitidas constantemente.

La pregunta fundamental es ¿Qué necesito para iniciar mi empresa o proyecto y sostenerme?

Independientemente de la actividad económica de la empresa, todas deberían desarrollar de manera integral su función financiera y buscar maneras de mejorarla constantemente en el tiempo. Lamentablemente esta función se ha circunscrito a llevar libros contables con el fin de cumplir obligaciones tributarias.

La Solución

Aspiramos entregar los conocimientos y recursos básicos que permitan al empresario o director financiero planear, evaluar y controlar financieramente la empresa.

De esta manera, el empresario tendrá una lista de chequeo, que le indicará cuales son las características financieras que su empresa debe de tener, y cuales son los pasos para alcanzar las que le falten.

Que hacen las empresas

1. Las empresas se crean para ganar dinero. 
2. Las empresas deben crear un valor para sus clientes, los cuales retribuyen con dinero. 
3. El valor al que vendo mi producto debe ser mayor al valor que me costó producirlo. 
4. Esta dinámica se debe conservar a través del tiempo.

Estos cuatro elementos, en apariencia simples, son la clave de cualquier empresa, negocio o emprendimiento. Independientemente de la actividad económica a la que me dedique (Producción, Comercialización, Servicios) si una empresa no cumple los requerimientos mencionados, si no sigue la ruta o mapa resumidos en esos cuatro pasos, está destinada a fracasar.

Esto es una falencia consuetudinaria, y se ve reflejado en los datos mencionados por Acopi, y representado en las tres primeras razones por las que fracasan las empresas. Las empresas realizan otras actividades (Producción y Ventas) pero la administración, y en específico la administración financiera, la medición de indicadores, y la creación de planes a etapas futuras (Corto, Mediano y Largo Plazo) fundamentan la sostenibilidad de la empresa y la creación de valor continúa.

Lograr desarrollar una estrategia financiera es el primer paso para crear empresas sostenibles y creadoras de valor.

Tipos de Empresa

La empresa es la unidad productiva de las economías. Estas producen bienes o servicios y compiten en el mercado, con el fin de obtener ganancias económicas. La cantidad de empresas y su desempeño determina la dinámica económica, y que son multiplicadoras, generando empleo y asignando eficientemente los recursos. Las empresas no son iguales, se diferencian en tamaño y en tipo.

“El tamaño y tipo de empresa determina las responsabilidades tributarias de las mismas”

Tipos de empresas

• Sociedades por Acciones Simplificadas: Sociedad caracterizada por su flexibilidad, específicamente en relación con el proceso de incorporación y la gran libertad otorgada a los accionistas para establecer sus propios términos y condiciones. Una gran ventaja de una compañía de acciones simplificada es la capacidad de hacer de los artículos de incorporación un documento privado. 
• Sociedades de responsabilidad limitada: Bajo un LTDA colombiano, la responsabilidad de un socio se limita al monto de la aportación de capital (a menos que los estatutos de la compañía estipulan lo contrario), y los socios no son responsables por el pago de deudas. 
• Sociedad Anónima: Similar a la Ltda, pero característica para un mayor número de accionistas. Bajo una corporación, la responsabilidad de los accionistas se limita solo al monto del patrimonio de los accionistas, excepto si se comete un fraude.
• Sucursal extranjera: La legislación colombiana reconoce a las sucursales en el extranjero como una extensión de la empresa matriz, por lo que las sucursales y la empresa matriz se consideran como la misma entidad legal. 

Términos generales para crear empresa

No se requiere una contribución de capital mínima para incorporar una compañía comercial, esto es establecido por los accionistas o socios. Tras la liquidación de la empresa o la reducción de capital, las inversiones extranjeras pueden repatriarse fácilmente. Los principales pasos para incorporar una empresa en Colombia incluyen:

• Formalización de los estatutos sociales.
• Solicitud de un NIT (número de identificación fiscal de la empresa)
• La apertura de una cuenta bancaria colombiana.

Estas son las características comunes para todas las empresas, pero pueden variar dependiendo del tipo y tamaño.

Facturación

La factura es el elemento principal de las transacciones en una economía. Ella representa el acuerdo escrito y legal entre dos entidades de intercambiar bienes por dinero. Así también, es el primer documento contable, con el cual se puede construir un estado de resultados, elemento esencial para revisar el estado de la empresa. A continuación, las  características de las facturas.

“Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio”

Efectos Comerciales

• La fecha de vencimiento. Si no se expresa esta fecha, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.
• La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla.
• El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

Efectos Tributarios

• Estar denominada expresamente como factura de venta.
• Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
• Fecha de su expedición.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.
• El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Tipos de Factura

• Papel o Pre-Impresa
• Facturación por computador
• Formato de facturación electrónica.
• Point of sale (POS)

Margen, Costo y Precio

La palabra margen, utilizada en el contexto financiero, expresa, de manera general, la diferencia entre dos magnitudes o valores, y recibe diferentes calificativos asociados al propósito que cumple en cada actividad económica. En empresas comerciales, el margen es la diferencia entre precio de venta y costo de adquisición; En la industria el margen es la diferencia entre el precio por unidad y el costo variable de producción, llamado margen de contribución; y en instituciones financieras es la diferencia entre lo que se le cobra al cliente y lo que se le paga al ahorrador, llamado margen de intermediación.    

“El margen, en el contexto contable, consiste en la diferencia entre los ingresos por ventas y los costos de venta o producción”

Tipos de Márgenes

• Margen Comercial: Expresa la diferencia entre el Precio de venta y el Costo de adquirirlo.
• Margen de Contribución: La diferencia entre el Precio por unidad y el Costo variable de producción de la misma.
• Margen de Intermediación: La diferencia entre el valor que se cobra al cliente y el costo que se paga al ahorrador, se denomina.
• Margen Contable
  • Margen de Utilidad Bruta: La diferencia entre los ingresos por ventas y los costos de la mercancía vendida (Comercio) o los costos de producción (Industria) que aparece en el Estado de Resultados
  • Margen de Utilidad Operativa: La diferencia entre las ventas y la suma de costos y gastos
  • Margen de Utilidad Neta: La diferencia entre ventas y la suma de costos y gastos incluidos los impuestos.

Contabilidad

La contabilidad es la recopilación ordenada de los documentos generados a partir de las transacciones de la empresa, de la cual la factura (Venta/Compra) es el primer movimiento esencial. Básicamente, los documentos muestran entradas y salidas del dinero de la empresa. Organizando estos documentos en estructuras (Estados de Financieros) puedo visualizar los ingresos y egresos de mi empresa, si gana dinero, si se endeuda, entre otras. 

“La Contabilidad proporciona información ordenada y precisa acerca del conjunto de transacciones que realiza la empresa para cumplir con su objeto social”

Elementos principales

• Documentos: Son instrumentos en los cuales se registra la información que origina la transacción, de acuerdo al tipo proceso que se ejecuta.
• Plan de Cuentas: El Plan de cuentas es un conjunto de nombres codificados que identifican el origen y el destino de las transacciones que realiza la empresa y que reflejan las actividades de Inversión, Financiación y Operación.
• Partida doble: Un comprobante es la forma que captura la información de los documentos y en el cual se la registra por partida doble.

• Libros auxiliares: Un Libro auxiliar contiene además de su número de identificación todos los movimientos débitos y créditos con su respectivo saldo, ocurridos durante un periodo
• Libros mayores: Agrupa los saldos de todos los libros auxiliares clasificados bajo su código.
• Balance de prueba: Es un informe preliminar que muestra el Saldo anterior, los movimientos débitos y créditos y el saldo final de cada libro auxiliar, en cada uno de sus niveles: Clase, Grupo, Cuenta mayor, Subcuenta y Cuentas auxiliares, así como los totales iguales débito y crédito.
• Estados financieros: Informes que agrupan a nivel de cuentas mayores (Nivel tres, cuatro dígitos) las transacciones realizadas en un período contable.

Contabilidad personas jurídicas.

• Terceros en todos los movimientos
• Todos los documentos transaccionales
• Centro de costos (Depende de la empresa y la actividad que realice)
• Certificados Bancarios y Retenciones practicadas.

Análisis Financiero

Una vez registrada la información financiera de forma ordenada mediante los documentos transaccionales, puedo realizar comparaciones del rendimiento de mi empresa con la del sector, y evaluar o diagnosticar cuales son los eventos a mejorar o a fortalecer. Las finanzas utilizan razones, las cuales son relaciones entre dos aspectos de los estados financieros. Estos dan como resultado indicadores, los cuales, al compararlos con los del sector me brindan un estado de rendimiento de mi empresa.

“Existe una variada cantidad de razones, y todas ellas han sido diseñadas para resumir ciertos aspectos específicos de la posición financiera de cada empresa”

Tipos de Análisis

• Análisis estructural: Permite establecer la participación de cada renglón del activo y del pasivo frente al total, y de las cuentas del Estado de Resultados frente a las ventas, para determinar si esa composición  es adecuada o no, comparada con la estructura del sector.
• Análisis de tendencia: Persigue detectar si la evolución de la empresa es satisfactoria o no,  por medio de la comparación de las cuentas de los estados financieros básicos en dos períodos distintos.
• Análisis de rentabilidad: Enseña el rendimiento para los socios, cuánto está rentando el Patrimonio y la inversión en activos y cuáles son las utilidades frente a las ventas.
• Análisis de liquidez: Trata de precisar si la empresa cuenta con dinero suficiente para cumplir con sus acreedores en el corto plazo y además para asegurar el desarrollo normal de sus operaciones. 
• Análisis de eficiencia: Muestra a través de los períodos del ciclo operativo y el ciclo de efectivo qué tan eficiente es la empresa en el manejo de las cuentas corrientes del activo y del pasivo.
• Análisis de solvencia/endeudamiento: Persigue establecer el nivel de endeudamiento de la empresa y cómo está distribuida la deuda a corto y a largo plazo.
• Medidas de mercado: Muestran la utilidad por acción; su rendimiento y la relación entre el valor de mercado y valor en libros.

Razones e Indicadores

Existe una variada cantidad de razones, y todas ellas han sido diseñadas para resumir ciertos aspectos específicos de la posición financiera de cada empresa. Además de explicar la manera como se deben analizar los estados financieros y calcular las razones financieras, se debe de saber usar esta información y porque.

“Existe una variada cantidad de razones, y todas ellas han sido diseñadas para resumir ciertos aspectos específicos de la posición financiera de cada empresa”

Tipos de Razones

• Razones de Liquidez: Mide la capacidad de la empresa para cancelar sus obligaciones en el corto plazo
  • Razón Corriente
  • Prueba Ácida
  • Productividad del Capital de Trabajo
  • Rotación Activos Corrientes
• Indicadores de Endeudamiento: Tienen por objeto medir en qué grado y de qué forma participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa.
  • Nivel de Endeudamiento
  • Concentración de Endeudamiento
  • Número de veces que gana el inte´res
  • Indicador de Apalancamiento
  • Cobertura del servicio de deuda
• Indicadores de Actividad: Llamados también de rotación, trata de medir la eficiencia con la cual la empresa utiliza sus activos, según la velocidad de recuperación de los valores aplicados.
  • Rotación de Cartera
  • Rotación de inventario de producto terminado
  • Rotación de inventario de producto en proceso
  • Rotación de inventario materia prima
• Indicadores de Rendimiento: Denominados de rentabilidad o lucratividad, mide la eficiencia de la administración para controlar los costos y gastos y de esta manera convertir las ventas en utilidades.
  • Margen Bruto
  • Margen Operacional
  • Rendimiento del Patrimonio
  • Rendimiento del Activo Total

Punto de Equilibrio

El elemento más simple del Análisis Financiero, pero que termina siendo esencial, es encontrar el Punto de Equilibrio. Este se obtiene del Estado de Resultados, y significa la cantidad mínima de Ventas que permite cubrir Costos y Gastos fijos durante cada periodo, y a partir del cual la empresa empieza a obtener utilidades.

“La definición técnica es el nivel de ventas para el cual el Margen de Utilidad antes de Impuestos (UAI) en el Estado de Resultados es cero. Es decir que los ingresos son iguales a la suma de los Costos & Gastos en el Estado de Resultados”

Clases de Punto de Equilibrio

• Punto Equilibrio Contable: Se presenta cuando la UAI es igual a cero

PEC = Ingresos – C&G = 0

• Punto Equilibrio en Efectivo: Ocurre cuando la UAI es igual al gasto por depreciación.

PEE = Ingresos – C&G = Gasto depreciación

• Punto Equilibrio Financiero: Cuando el Valor Presente de los resultados futuros sea igual a cero.

PEF  = VPΣ

Tributación

Con base en las utilidades obtenidas por las empresas durante su operación durante el año, se calculará el valor de los impuestos que debe declararse y pagarse. Estos montos se calculan con base en indicadores que cambian dependiendo del tipo de empresa, del régimen tributario y del monto de ingresos. También es de consideración el calendario tributario, que determina cuando las empresas deben pagar esos impuestos.utilidades.

“Las empresas, como partes activas de la economía deben pagar impuestos. Estas deben tener la información preparada para que se presente adecuadamente a las entidades tributarias y así no se incurra en errores y faltas”

Regímenes

Simplificado

• Cámara de Comercio
• Industria y Comercio
• Libro Fiscal
• No estoy obligado a Facturar. Puede facturar si desea, pero debe solicitar resolución de numeración de la Dian.
• No está obligado a declarar IVA.
• En la reforma tributaria actual, si obtiene ingresos por más de cuarenta y tres millones ($43´000.000) está obligado a pagar renta.

Común: Al alcanzarse unos topes de ingresos y utilidades, las personas naturales en régimen simplificado deben pasar a régimen común.

Características (Natural)

• Obligación de IVA
• Impuesto sobre la renta.
• Retención en la fuente
• Obligado a llevar Contabilidad
• Exógenas

Características (Persona Jurídica)

• IVA
• Retención en la fuente
• Auto retención en la renta
• Retención de aportes en seguridad social
• Se evalúa generar un impuesto unificado.
• Exógenas

Software Financiero

El software son una serie de componentes lógicos que hacen posible la realización de tareas. El software financiero permite programar componentes que realicen acciones de computar, contar y operar matemáticamente magnitudes. Pero para que el software opere, necesita esa información de entrada, la cual permite al software ejecutar sus acciones. También es importante que la información de entrada sea actualizada constantemente para que los resultados sean veraces. El software financiero automatiza y hace eficiente procesos, como puede ser la presentación de estados de resultados, balances o razones e indicadores.

“El éxito de la implementación de un software financiero en una empresa es que esta tenga procesos que automatizar, y que tenga una cultura de uso, donde los usuarios lo utilicen para mejorar su desempeño”

Procesos: Secuencia de pasos dispuesta con un tipo de lógica que se enfoca en lograr un algún resultado específico.

• Plan de cuentas
• Generación de documentos
• Registro partida doble
• Estado de Resultados
• Indicadores
• Informes y Balances