Introducción
Buenas tardes, y bienvenidos al curso control de proyectos en Boole.com. Con esta introducción esperamos que entiendan el enfoque del curso, sus objetivos principales y el valor que pretendemos brindarles.
Si tienen una duda adicional, pueden mandarla a través del formulario de soporte. Hasta la siguiente ocasión.
Curso control de obra #1. Nociones Básicas.
Que es un proyecto.
Buenas tardes, y bienvenidos al curso control de proyectos en Boole.com. La primera clase del curso hablaremos de los proyectos, sus definiciones y características.
Si bien pueden existir proyectos disímiles, todos tienen características comunes que los agrupan.
Recordemos cuales son las caracteriscas de un proyecto:
- Específico: Un proyecto tiene una definición clara. No es una empresa que realiza actividades, es una actividad definida, como “Voy a escalar el Everest”. Es una acción específica que con una serie de actividades se llega a una conclusión.
- Temporal: Esto es, tiene un inicio y un final, también definido de antemano.
- Multidisciplinario: Varias habilidades se ven involucradas y relacionadas. Arquitectos, ingenieros, topógrafos, calculistas, financieros, todos con habilidades diferentes pero que cumplen una función que aunadas producen los resultados y los avances en el proyecto.
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Alcance, tiempo y presupuesto.
El alcance, tiempo y presupuesto son los fundamentos a la hora de evaluar un proyecto.
Todo proyecto emprendido deberá tener en cuenta las oportunidades y restricciones a la hora de realizarlo, para fomentar el ahorro y la entrega adecuada de la obra.
Recordemos las tres características principales de un proyecto:
- El alcance es qué funciones va a alcanzar el proyecto. Quiero que mi edificio incluya domótica, acceso por huella dactilar, cctv. en todos los pisos.
- El tiempo es cuando dura realizar ese proyecto
- El presupuesto son los recursos que necesito para alcanzar a realizar un proyecto en un tiempo determinado.
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Objetivos y prioridades.
Para entender los objetivos y prioridades, debemos entender las limitantes de los proyectos.
Si bien cumplir con el alcance, el presupuesto y realizarlo a tiempo. Pero las constricciones surgen en los proyectos, lo que lleva a que se busque un equilibrio, donde debo sacrificar alcance para poder realizarlo a tiempo, o para cumplir el presupuesto.
Recordemos que para cumplir con el objetivo de un proyecto debemos priorizar y para esto debemos:
- Constreñir
- Optimizarse
- Ajustar
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Curso control de obra #2. Principales razones de fracaso.
La segunda clase del curso hablaremos de las causas de fracasos en los proyectos.
Si bien se piensa que los problemas en los proyectos surgen por factores aleatorios, en muchas ocasiones la parte de planeación, donde se define el alcance, el presupuesto el tiempo se realiza equivocadamente.
Recordemos las principales causas de los fracasos en un proyecto:
- Poca planeación: No hay objetivo claro, no está definido el alcance o el tiempo.
- Falta de liderazgo y compromiso de las partes interesadas.
- Integrar nuevas tecnologías
- Aprendizaje histórico
- Poco entrenamiento
- Sesgos: Optimismo, costos hundidos, confirmación (Inercia)
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Curso control de obra #3. Estructura desagregada de tareas.
La tercera clase del curso hablaremos de la estructura desagregada de tareas.
Ese proceso incluye la definición del proyecto, esto es, qué función cumple frente a la parte interesada. Debido a que no definir adecuadamente un proyecto deriva en sobrecosto, retrasos, se insta al ejecutor que desagregue las actividades al máximo, con el fin de definirlas adecuadamente tanto en presupuesto como en tiempos y de esa manera realizar un seguimiento adecuado.
La EDT o WBS por sus siglas en inglés, tiene este fin, de desagregar el proyecto en partes pequeñas que puedan ser controladas con mayor eficacia.
Recordemos la forma estándar de desagregar un proyecto en tareas:
- Proyecto
- Capítulos
- Unitarios
- Insumos
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Curso control de obra #4. Errores de estimación.
La cuarta clase del curso hablaremos de los errores de estimación en los proyectos.
Pensamos que a la hora de planear, lo hacemos de forma objetiva, pero lamentablemente nos vemos envueltos en sesgos que distorsionan nuestra visión frentes a los contingencias y riesgos. Conocerles nos permite atenuarlos.
Recordemos los síndromes mas comunes que acaecen en el proceso de planeación:
- Parkinson
- Estudiante
- Exceso de confianza
- Anclaje
- Sesgo confirmación
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Curso control de obra #5. Análisis de ruta crítica.
La quinta clase del curso hablaremos de la ruta crítica en un proyecto.
La ruta crítica es el camino más largo en una red de actividades. Significa que la demora en una de las actividades de esa red implica una demora en el proyecto como un todo. La duración del proyecto es equivalente a la duración de la ruta crítica.
Recordemos los conceptos principales en el estudio de la ruta crítica, la cual me muestra, medido en semanas el inicio y finalización de una actividad:
- Inicio temprano (ES, por sus siglas en inlgés)
- Inicio tardío (LS)
- Finalización temprana (EF)
- Finalización tardía (LF)
La regla para evaluar la ruta crítica es la siguiente:
- ES ≠ LS o EF ≠ LF no es ruta crítica
- ES = LS o EF = LF es ruta crítica
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Curso control de obra #6. Constricción del proyecto.
La sexta clase del curso hablaremos de constricción en un proyecto.
Es el proceso que consiste en gastar más con el fin de reducir la duración de las actividades críticas. Como regla general, debe elegirse la actividad de la ruta crítica menos costosa. Debe considerarse que toda afectación de la ruta crítica puede aumentar el riesgo.
Recordemos como la constricción puede afectar la ruta crítica:
- Más corta
- Puede cambiar
- Más actividades se transforman en críticas
- Mayor riesgo
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Curso control de obra #7. Errores comunes en planeación.
La séptima clase del curso hablaremos de los errores comunes en la planeación.
Estos estan enmarcados principalmente en la incapacidad de concatenar el alcance que deseamos de un proyecto con las limitantes, tanto de tiempo como presupuesto. Esto nos lleva a subestimar costos o sobrestimar nuestro desempeño.
Recordemos como la lista de chequeo para saber si estamos incurriendo en algun error de planeación:
- WBS: ¿Existe? ¿Completo? ¿Agregado?
- Diagrama de red: ¿Inicio y fin? ¿Todas las actividades tienen precedencia y sucesión?
- Hitos: ¿El proyecto tiene hitos? (Inicio y fin, hitos intermedios). ¿Estos hitos siguen una ruta crítica?
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Curso control de obra #8. Manejo de riesgos.
La octava clase del curso hablaremos del manejo del riesgo.
Cuando se ejecuta cualquier proyecto, el riesgo es una realidad que las empresas deben enfrentar y manejar. Debe encontrarse cual es el riesgo que corresponde a nuestro sector económico para utilizar la herramienta adecuada para enfrentarlo.
Recordemos cuales son las herramientas para minimizar el riesgo:
- Identificación: Listas de chequeo, experiencias previas.
- Evaluación: Impacto, probabilidad de ocurrencia, priorización de riesgo.
- Planificación de respuesta: Identificar estrategia de respuesta para cada riesgo, asignar responsabilidades.
- Monitoreo y control: Actualizar las probabilidades de riesgo; Ejecución de planes de contingencia elaborados.
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Curso control de obra #9. Método de valor ganado.
La novena clase del curso hablaremos del método de valor ganado.
Es la metodología de control utilizada para la medir el desempeño de los proyectos durante su desarrollo. Generando la línea base para la medición del desempeño, facilita la evaluación, la medida del desempeño y del avance del proyecto por parte del equipo del proyecto.
Recordemos cuales son las variables que debemos tener para realizar el análisis de valor ganado:
- Valor planificado
- Valor ganado
- Costo actual
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Curso control de obra #10. Variaciones respecto a la línea base.
La décima clase del curso hablaremos de la programación ganada, una extensión del método de valor ganado.
El objeto de la ilustración es permitir al usuario, identificar con claridad las variaciones o desviaciones, con respecto a la línea base aprobada, para monitorear el desempeño tanto de la programación como del costo real.
Recordemos cuales son las variaciones que debemos obtener para evaluar las desviaciones del proyecto:
- Variaciones del cronograma: Determina en qué medida el proyecto está adelantado o retrasado en relación con la fecha de entrega, en un momento determinado.
- Variaciones del costo: Es el monto del déficit o superávit presupuestario en un momento dado, expresado como la diferencia entre el valor ganado y el costo real.
Los valores de 𝑺𝑽 y 𝑪𝑽 pueden convertirse en indicadores de eficiencia para reflejar el desempeño del costo y del cronograma de cualquier proyecto, para comparar con otros proyectos o con un portafolio de proyectos. Las variaciones resultan útiles para determinar el estado del proyecto.
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Curso control de obra #11. Índices de control.
La onceava clase del curso hablaremos de los índices de control.
Los índices son medidas de eficiencia en el desempeño de la programación, o de la ejecución de costos. Con base en la información obtenida del análisis de valor ganado, podemos utilizarlos para saber e estado de salud de nuestro proyecto.
Recordemos cuales son los índices para medir la eficiencia de un proyecto:
- Índice de desempeño de cronograma (SPI): Es una medida de eficiencia del cronograma que se expresa como la razón entre el valor ganado y el valor planificado.
- Índice de desempeño de costo (CPI): Es una medida de eficiencia del costo de los recursos presupuestados, expresado como la razón entre el valor ganado y el costo real.
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Curso control de obra #12. Razones de las demoras en los proyectos.
La doceava clase del curso hablaremos de las razones principales por las cuales las obras tienen demoras.
A pesar de tener a la mano herramientas tecnológicas y literatura especializada, los proyectos consuetudinariamente se atrasan, tienen sobrecostos y fallan en entregar el valor esperado. Incluso, nuestras estrategias para manejar el riesgo no son útiles en los momentos de incertidumbre.
Recordemos cuales pueden ser las razones por las que un proyecto puede presentar demoras:
- Complejidad e interdependencias
- Factores externos (Regulaciones, clima, reacción a la competencia)
- Multitarea
- Síndromes (Estudiante, Parkinson)
- Soluciones (Segmentar trabajo, segmentar grupos)
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